Como separar as atividades do condomínio por prioridade?

Quando não classificamos ou separamos as coisas por grau de importância e urgência, fica muito mais difícil administrá-las. É possível suprir todas as necessidades, no entanto,  algumas tarefas devem ser adiadas para que outras sejam realizadas de forma imediata.

As medidas mais importantes são exatamente as prioridades do condomínio. Ao defini-las, o síndico passa a errar muito menos em sua administração e consegue cumprir melhor as tarefas de rotina. Veja, a seguir, como separar as atividades condominiais por prioridade.

Saiba todas as atividades que precisam ser feitas

É indispensável conhecer todas as atividades que precisam ser efetuadas, como as tarefas de conservação, manutenção do espaço, entre várias outras.

Vale destacar que a segurança está entre as prioridades de qualquer condomínio. Por isso, toda atividade que esteja direta ou indiretamente associada a ela deve ser levada em consideração na hora da escolha. 

Com a ajuda de uma boa administradora de condomínios e dos próprios moradores do condomínio, o síndico terá mais facilidade para determinar as atividades que precisam ser executadas com mais urgência.

Cada tarefa tem um objetivo

Outro fator muito importante no momento de separar as prioridades é identificar como as atividades impactam nos objetivos que o administrador definiu para determinada semana ou mês.

Por exemplo, se o síndico decidiu deixar o salão de festas arrumado para um evento especial que será efetivado na semana seguinte, neste momento, tudo o que se associa ao salão de festas e ao respectivo evento é prioridade dentro daquele prazo.

Veja as atividades que podem ser delegadas

Mais uma vez, vale a pena contar com a colaboração de uma administradora de condomínios. Afinal de contas, não convém assumir a realização de todas as atividades, sejam prioritárias ou não.

Se há profissionais de confiança que podem desempenhar determinadas tarefas com excelência, não custa nada delegá-las a eles. Esses especialistas podem ser prestadores de serviços autônomos ou funcionários de uma empresa.

Dessa maneira, o síndico tem mais tempo para se dedicar às tarefas mais estratégicas e não fica sobrecarregado com tantos compromissos, o que pode acabar gerando serviços mal feitos e problemas com os condôminos.

Saiba identificar as tarefas mais simples

Considere sempre o nível de dificuldade de cada tarefa para poder separá-las por prioridade. Algumas certamente demandam mais tempo e envolvem mais gastos do que outras.

As atividades mais simples, que podem ser executadas em curto prazo, devem ser realizadas o mais breve possível. Assim, o gestor não fica acumulando pendências para o futuro, tornando as coisas mais difíceis.

Essa é uma habilidade que todo síndico deve ter. Em outras palavras, precisa ser proativo e buscar concluir tudo o que está ao seu alcance. Vale lembrar que acumular tarefas é como acumular dívidas, elas vão aumentando e virando uma grande bola de neve que se torna mais difícil de conter à medida que o tempo passa.

Procure se organizar

O síndico deve se organizar para exercer desde às atividades mais simples até as mais mais complexas, identificar aquelas que exigem mais tempo e/ou mais profissionais, para apresentá-las e aprová-las em assembleia. 

Ele também deve saber delegar tarefas, evitando a sobrecarga de trabalho. Para isso, é possível contar com parceiros confiáveis com os quais pode dividir as responsabilidades, uma administradora de condomínio como a Sivico, por exemplo.

Outra coisa que o gestor organizado faz é identificar as medidas que impactam nos objetivos propostos para um determinado período, essas atividades certamente estarão no topo da lista de prioridades. Lembre-se que sem organização não existe boa administração.