O que uma administradora faz pelo seu condomínio?

Muitas pessoas não só desconhecem a função como também não sabem a diferença entre o trabalho do síndico e da administradora. Pensando nisso, elaboramos este post, mostrando toda as diferenças entre uma administradora e um síndico e também todos os benefícios que uma administradora de condomínios pode oferecer. Confira!

Diferenças entre síndico e administradora

O síndico possui uma série de funções que precisam ser desempenhadas para manter a funcionalidade do condomínio. Tem a parte administrativa, que envolve noções de administração, a jurídica, que envolve noções de leis, a financeira, que envolve noções de contabilidade, entre outras.

Ou seja, gestão realizada pelo síndico é um trabalho extremamente difícil. Sem o conhecimento técnico necessário, pode comprometer a saúde financeira do condomínio, além de causar danos sérios ao patrimônio gerados pela falta de vistoria e manutenção adequada, por exemplo.

Para obter o suporte necessário nessas diferentes funções, o síndico pode delegar algumas dessas tarefas para  uma administradora de condomínio. Isso é muito vantajoso para o condomínio, pois assim, o síndico além de conseguir ter um tempo a mais para realizar outras atividades, passará todas as questões administrativas do condomínio para  profissionais especializados e comprometidos.

O que a administradora de condomínios faz?

Como já foi dito anteriormente, há várias esferas que esta empresa pode atuar para colaborar na gestão do condomínio. Vamos destacar a seguir algumas para mostrar o que faz uma administradora de condomínio. Podemos dividir suas funções em 4:

• Administrativa
• Financeira
• Cobrança
• Jurídica

Vejamos a seguir cada uma com mais detalhes.

1. Gestão Administrativa

A administradora de condomínio, no que se refere a assuntos administrativos, pode:

• Oferecer assessoria ao síndico e ao conselho fiscal do condomínio;
• Coletar orçamentos de obras e serviços
• Controlar o cadastro de proprietários e inquilinos
• Emitir e distribuir cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias gerais;
• Gerir arquivos e documentos do condomínio;
• Fazer a gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados;
• Participar das assembleias, controlar presenças e transcrever as atas em livro próprio e fazer registros no Cartório;
• Abrir CNPJ e regularizar documentos junto aos órgãos competentes (municipais, receita federal, corpo de bombeiros, sindicato e outros).

2. Gestão Financeira

Na gestão financeira, a administradora de condomínio, pode:

• Acompanhar os investimentos de fundo reserva;
• Armazenar dados, inclusive fazer o controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL;
• Fazer a conciliação da conta bancária;
• Elaborar pastas de prestação de contas mensais;
• Fazer o controle dos vencimentos e liquidação dos pagamentos;
• Disponibilizar balancetes e demonstrativos financeiros;
• Elaborar balancetes anuais para apresentação na Assembleia Geral;
• Fazer o quadro de rateio das despesas;
• Elaborar e acompanhar as previsões orçamentárias;
• Fazer a gestão e o planejamento de custos;
• Fazer a gestão tributária (cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF);
• Realizar a obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais;
• Elaborar a prestação de contas mensais (contas ordinária, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês).

3. Gestão de Cobranças

A terceira esfera em que uma administradora de condomínio pode colaborar é em relação a cobranças. Algumas atividades possíveis são:

• Fazer cobranças administrativas via telefone;
• Fazer cobranças extrajudiciais de inadimplentes, via carta;
• Protestar em cartório (necessário aprovação em Assembleia);
• Distribuir e acompanhar cobranças judiciais dos inadimplentes;
• Emitir declaração de Negativa de Débitos Condominiais, boletos bancários para taxas condominiais e fundos de obras e notificações judiciais e extrajudiciais.

4. Gestão de assuntos Jurídicos

Por último, uma administradora de condomínio pode assessorar em assuntos jurídicos, o que é algo fundamental e de grande auxílio ao síndico.

• Atualizar permanentemente a legislação que envolve a administração de Condomínios;
• Prestar consultoria tributária, fiscal e trabalhista;
• Assessorar na alteração da Convenção de Condomínio, na elaboração de Regimentos Internos e na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc;
• Enviar relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações;
• Acompanhar ações trabalhistas, cíveis e tributárias e ações propostas em juizados especiais.