Guia para organizar todas as informações do seu condomínio

Quem administra um condomínio sabe que problemas surgem a qualquer instante. Porém a maior parte dessas situações de conflito ocorrem por falta de comunicação entre gestores e moradores. No dia-dia de um condomínio serviços como reserva de áreas comuns, controle de correspondências, acesso ao condomínio e regras de convívio são algumas das situações que costumam causar desentendimentos entre síndicos e condôminos e, também, entre os próprios vizinhos.

Por isso, é importante saber como organizar a informação do condomínio. Dessa forma, condôminos e gestores podem estabelecer um convívio muito mais harmonioso. Pensando nisso, separamos no nosso post de hoje alguma dicas para você fazer a organização da informação do seu condomínio e evitar diversos problemas. Veja:

Use a tecnologia a seu favor

É fundamental que tanto o síndico quanto os condôminos saibam tudo o que ocorre no condomínio. E a melhor maneira de fazer isso é utilizando a tecnologia. Atualmente, existem diversas  ferramentas de comunicação como o whatsapp, por exemplo, que possibilita o envio de informações e comunicados praticamente em tempo real. O melhor de tudo é que esses tipos de aplicativos  podem ser acessados facilmente de qualquer smartphone.

Além disso, há vários outros tipos de aplicativos e sistemas que possibilitam que o síndico, juntamente com a administradora, possam utilizar um sistema integrado para realizar o registro de informações importantes para a rotina de um condomínio. Geralmente, esses sistemas, além de fazer o registro de tudo que ocorre no condomínio, também funcionam como uma ferramenta de comunicação interna. Com isso, é possível dar visibilidade das ações da administração a todos os moradores, além de facilitar na hora de tomar decisões e reservar espaços, por exemplo.

A tecnologia pode colaborar bastante também na organização da documentação do condomínio. A digitalização de documentos do condomínio pode possibilitar a visualização dos papéis aos moradores de maneira muito mais fácil. Assim, é possível deixar o documento físico com o síndico ou com a administradora. Isso ajuda a evitar que esses dados sejam acessados por quem não é autorizado. Mas, é importante que os documentos sejam criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e com back-up.

Uma outra ajuda da tecnologia é em relação aos documentos mais importante como a convenção, regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de assembleias sejam microfilmados em cartório. Esses documentos também podem ser digitalizados e, além disso, compartilhados com todos os condôminos para que assim possam ter acesso e consultá-los sempre que desejarem.

Mantenha o controle e a visibilidade total sobre o condomínio

Outro fator indispensável é ter sob controle todas as informações do condomínio. Isso inclui informações rotineiras como acesso ao condomínio (tanto de pedestres como veículos) correspondências, reservas de espaço, entre várias outras.

Para que esse controle seja possível o primeiro passo é manter um cadastro de moradores, veículos, fornecedores e funcionários sempre atualizado. A tecnologia também pode ajudar bastante nessa tarefa. Basta criar uma planilha de excel e nela incluir todos os itens essenciais para que o monitoramento seja eficaz. 

Isso ajudará também a aumentar a segurança, pois será possível monitorar com muito mais facilidade a movimentação de pessoas. Mais do que praticidade, o cadastramento de pessoas gera um histórico de tudo o que ocorre no condomínio, deixando tudo, além de organizado, registrado para as próximas gestões. 

Organize a documentação do condomínio

Todos os meses papéis se acumulam nos arquivos dos condomínios. Muitos desses documentos devem sim ser arquivados com muito cuidado e por muito tempo. Alguns exemplos são as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos.

Manter a documentação arquivada corretamente é importante, pois isso pode evitar grandes transtornos com Ministério do Trabalho (no caso de funcionários), com a prefeitura e outros órgãos fiscalizadores. No entanto, para que tudo não vire uma grande bagunça, é fundamental manter tudo organizado.

O indicado é que todos os documentos sejam guardados em uma sala de acesso restrito do condomínio, e não na unidade do síndico, por exemplo. Além disso,  fazer o controle dos papéis arquivados também é indispensável. Por isso, ao emprestar algum documento, deve-se ficar com o original e fornecer uma cópia. Caso isso não seja possível, é importante ter sempre um protocolo de empréstimo com informações da pessoa que retirou documentos.

Como organizar a documentação?

Os documentos devem permanecer em uma sala arejada e devem estar protegidos da chuva e umidade. Também é indicado que os documentos estejam dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis. Para isso, basta etiquetar todas as pastas e agrupar a documentação.Caso o condomínio conte os serviços de uma administradora, geralmente, é fornecido mensalmente uma pasta organizada contendo toda a papelada referente ao mês. 

No caso de documentos soltos e avulsos, a organização deve seguir uma lógica de agrupamento para que qualquer pessoa consiga achar de forma fácil o que procura. Uma organização possível é a seguinte:

• Pasta de pagamentos realizados: nesta pasta devem estar arquivadas informações sobre salários, contribuições, contas de energia elétrica, água, tributos, entre outros;

• Pasta de orçamentos: é importante armazenar os orçamentos recebidos, mesmo que não sejam aproveitados.Eles podem servir para futuras consultas;

• Pasta de obrigações do condomínio: essa pasta deve conter os seguros obrigatórios e contratos (como os de manutenção de elevador ). Dessa  maneira fica muito mais fácil saber a quem chamar em uma emergência;

• Pasta referente ao condomínio: aqui devem ser arquivados documentos como plantas, Convenção do condomínio e Regimento Interno;

• Pasta de comprovantes de manutenção financeira: essa pasta é essencial para saber quem está em dia com as obrigações condominiais, além disso, ajuda a manter o fluxo de caixa atualizado e gera um histórico do mesmo;

• Pasta de Identificação dos condôminos: como falamos anteriormente, manter os dados dos moradores de cada unidade sempre atualizados e armazenados é indispensável tanto para a segurança do condomínio quanto para a uma emergência.