Gestão de documentos do condomínio

O síndico é responsável pela gestão e guarda dos documentos durante todo o seu mandato, devendo repassá-los ao seu sucessor de forma organizada. A boa guarda e gestão de documentos são obrigatórias para atender as necessidades de cumprimento dos prazos legais, sendo permitido acesso aos mesmos a qualquer condômino, desde que previamente comunicado.

Os documentos suportaram informações como despesas e receitas de cada exercício, retrata a transparência e idoneidade da Gestão do Condomínio e permite, quando necessário a revisão destes números por uma empresa de auditoria, por exemplo, ou até mesmo para atender a uma fiscalização do Ministério do Trabalho.

Por isso, muitos documentos devem sim ser arquivados com cuidado por muito tempo, alguns até mesmo para sempre, como as plantas do condomínio e documentos referentes aos funcionários e impostos, por exemplo. 

Por que é importante ter uma boa gestão de documentos?

Cada dia mais a gestão de documentos é de extrema importância para os condomínios. Mas, é importante não confundir administrar documentos com acúmulo desordenado de documentação.

A gestão de documentos em um condomínio tem como principal objetivo manter as informações do empreendimento facilmente disponíveis para que sejam localizadas de forma rápida caso necessário.

Isso quer dizer que é preciso planejar e utilizar métodos que possibilitem acessar a informação/documentação desejada em tempo hábil.Independente do tamanho do condomínio, sempre haverá documentação a ser arquivada. Para facilitar essa organização, a documentação condominial pode ser classificada entre Contábil e dos Funcionários.

Controle da documentação

É importante se manter muito atento ao controle de entrada e saída de documentos. Quando tratar-se de caso de fiscalização, por exemplo, uma alternativa bastante simples a fim de proteger o síndico quanto a sua responsabilidade é guardar o protocolo da entrega dos documentos, que devem estar listados. Hoje em dia, grande parte dos condomínios contrata uma administradora para gerir e organizar sua documentação.

Guarda de Documentos

Devido o grande volume de documentos gerados por um condomínio é preciso conhecer os prazos legais de guarda. Atualmente, a tecnologia também vem sendo grande aliada, pois já é possível acessar as principais informações via online, como atas, convenção condominial, regimento interno, entre outras. Mas, ainda assim, a guarda e a conservação dos documentos continuam sendo responsabilidade do síndico.

Destinação de Documentos

Antes de dar destino aos documentos, seja para arquivamento ou eliminação, é necessário realizar uma rigorosa avaliação, sempre levando em consideração os prazos legais. A gestão de documentos não trata somente da guarda, pois ela tem por finalidade melhorar o fluxo de informações, de maneira ágil e segura. Por isso, é indicado que, antes da eliminação de qualquer documento, seja elaborado um “Termo de Eliminação de Documentos” onde conste a lista dos documentos eliminados e o número de controle de eliminação documental.

Vale lembrar que, embora alguns documentos tenham prazos legais quanto ao seu tempo de guarda, outros são considerados patrimônio do condomínio, como, por exemplo, as plantas do prédio, que devem ser mantidas em arquivo permanentemente.

Como acondicionar a papelada corretamente no condomínio?

1º O local de armazenamento deve ser sempre arejado e protegido da chuva e umidade, o arquivo não deve ser mantido na casa de máquinas ou na garagem, por exemplo;

2º Os documentos devem estar dentro de um arquivo separado por pastas facilmente identificáveis;

3º Em caso de documentos soltos e avulsos, a organização não deve seguir uma lógica pessoal para que qualquer pessoa consiga encontrar o que procura;

4º O mais seguro é manter a sala trancada, para evitar vandalismo ou subtração dos papéis;

5º Outra possibilidade é contar com a digitalização de documentos. Com um ambiente controlado por senha, o condomínio consegue oferecer a visualização dos papéis aos moradores. Saiba mais sobre como fazer a digitalização dos documentos do condomínio. Nesse caso, o documento físico pode continuar com o síndico ou com a administradora.