Como utilizar o Whatsapp na gestão do condomínio?

Atualmente, existem no mercado diversos aplicativos de gestão e comunicação específicos para os condomínios. No entanto, o preferido de muitos síndicos continua sendo o whatsapp.

Muitos síndicos usam esse aplicativo para se comunicar com moradores, funcionários e outros participantes da administração do condomínio. Dessa forma, conseguem manter todos sempre atualizados das questões condominiais.

Mas, existe uma maneira correta de utilizar o whatsapp na gestão condominial? É o que veremos no post de hoje, confira!

É indicado utilizar o whatsapp na gestão do condomínio?

Na realidade, não há uma resposta definitiva sobre se o uso do whatsapp na gestão. O que é unanimidade entre os especialistas em gestão de condomínio porém, é que o WhatsApp não deve ser o canal oficial de comunicação entre a gestores e os moradores.

É indicado que o síndico deixe sempre claro, desde o primeiro dia, qual é o principal canal de comunicação e estimule os moradores a se comunicarem com ele por ali, sempre. O canal oficial pode ser um e-mail, um aplicativo do próprio condomínio, o livro de ocorrências, o site do condomínio, entre vários outros.

Como utilizar o whatsapp na gestão?

Além da forma privada, que envia mensagem direta para uma única pessoa, há duas maneiras de se comunicar pelo WhatsApp: listas de transmissão ou grupos.

• Lista de transmissão:

Na lista de transmissão, o síndico inclui os contatos que devem receber as informações enviadas por ele.Apenas o administrador da lista de transmissão consegue mandar mensagens. 

Ao receber uma mensagem, o contato consegue responder para o síndico, porém que de forma privada, dessa forma as outras pessoas da lista não conseguem trocar ver a troca de mensagens e também não sabem quem são os outros integrantes da lista de transmissão.

• Grupos:

Os  grupos podem ser criados por um administrador e incluir várias pessoas. O limite atual de um grupo do tipo hoje é 256 participantes. No grupo, as pessoas conseguem interagir entre si, responder a perguntas uns dos outros, e é uma forma mais democrática de comunicação.

Porém, nesse tipo de comunicação, é preciso ter muita atenção a quem é adicionado ao grupo, já que um grande volume de informações sobre o empreendimento e seus moradores passa por ali. Apesar de ser mais democrático, o grupo tem um ponto negativo para a vida cada vez mais corrida: o volume de mensagens pode ficar muito grande, difícil de acompanhar. 

Regras para os grupos de whatsapp

É essencial que o grupo de WhatsApp tenha regras claras de uso.Além de deixar claras as regras, é dever do síndico, ou administrador, fazer com que as mesmas sejam cumpridas.Evitar volume de mensagens desnecessárias, por exemplo, ajuda muito o grupo a fluir como se deve: uma forma rápida de se comunicar com a gestão do condomínio.

É importante que o síndico tenha disponibilidade para atender os condôminos, para tirar dúvidas de funcionários, para conversar com o conselho. Entretanto, ele deve ter agenda para trabalhar. 

A comunicação tem um papel central na gestão. No entanto, o síndico deve estabelecer um horário para o uso do grupo de whatsapp pelos moradores.

Algumas outras regras que podem ser adotadas são:

• Deixar claro que o grupo destina-se apenas a comunicação referente a problemas, sugestões, elogios e críticas a respeito do condomínio;
• Evitar o envio de mensagens “desnecessárias” como “bom dia”e “boa tarde”;
• Não postar, conteúdo sobre política, religião, futebol ou qualquer outro conteúdo que não seja referente à vida do condomínio;
• Caso seja um problema urgente o morador deve escrever ou ligar diretamente para o síndico. 

Como evitar problemas jurídicos com o grupo de WhatsApp?

É cada vez mais comum ocorrer problemas envolvendo o uso indevido de redes sociais. Por isso, com o WhatsApp não é diferente. Isso porque algumas pessoas ainda acham de que podem se comportar de qualquer forma no mundo virtual e isto está longe de ser uma verdade.

Por isso se faz tão importante ter regras claras e exigir seu cumprimento no grupo do condomínio. Quando ocorrem agressões entre condôminos, por exemplo, o síndico não pode ficar indiferente. É fundamental chamar a atenção dos envolvidos e, inclusive, remover do grupo caso a situação se repita.