Dicas para contratação de Administradoras de Condomínio

Contratar uma administradora de condomínio é uma decisão estratégica e inteligente. Isso porque a ajuda especializada, além de oferecer mais autoridade ao desempenho das funções do síndico, promove mais tranquilidade para o exercício dessa função tão essencial para o bom andamento do condomínio.

A contratação de uma administradora é algo que pode ser bastante complexo, caso não sejam realizadas algumas etapas. Por isso, vale a pena investir o tempo que for necessário para analisar e comparar cada as empresas candidatas.

O que levar em consideração no momento da contratação de uma administradora?

O primeira etapa é fazer um levantamento e uma seleção inicial das administradoras com potencial e perfil adequado para as características do condomínio em questão. Nessa etapa, o síndico deve levar em consideração os seguintes critérios:

• Indicação: empresas indicadas por outros síndicos ou condôminos que se sintam bem assessorados pela empresa é um critério muito importante, e isso deve ser levado em consideração na seleção dos candidatas.

• Reputação: vale a pena verificar a reputação da empresa em sites como ReclameAqui e SíndicoNet, por exemplo. O mais importante, nesses casos, é checar, no próprio site, se a empresa vem atendendo e solucionando as reclamações. 

• Tecnologia: os processos, operações e atendimento ao cliente de uma administradora vem sendo cada vez mais beneficiados pela tecnologia nos últimos anos. Por isso, é importante saber se a empresa possui um bom sistema que possibilita ao síndico acompanhar a prestação de contas e movimentações financeiras do condomínio.

• Perfil: também é importante verificar se a empresa já atua com condomínios com o perfil semelhante. Uma administradora que não possui condomínios-clube em sua carteira, por exemplo, dificilmente terá condições de atender com um empreendimento com essas características. 

Portanto é nessa fase que o síndico e o conselho fiscal já podem começar uma triagem sobre quais administradoras se encaixam melhor no perfil e necessidades do condomínio.

Após escolher o grupo de empresas candidatas e solicitar as propostas, é o momento de avaliar as empresas levando em consideração não somente os custos, mas também os serviços prestados e a qualidade do atendimento nesse primeiro contato.

Esse é o momento ideal iniciar um contato mais pessoal, por meio de uma reunião com algum consultor da empresa. Essa reunião é essencial para conseguir fazer uma avaliação mais precisa e para ter uma ideia mais concreta de como, de fato, a empresa trabalha o relacionamento interpessoal com seus clientes. 

Analise as formas de cobrança

Essa é outra etapa indispensável no processo de contratação. A análise de propostas pode muitas vezes iludir com preços muito baixos. Por isso, além de desconfiar de valores muito abaixo do mercado, é importante que o síndico se atente à forma de cobrança e taxas extras envolvidas. Para isso, questione o consultor da administradora. 

Deixe claro o tipo de serviço que está procurando

Para evitar frustrações, o síndico deve comparar os pontos fortes da administradora antiga (caso haja), para que realmente verificar se há um ganho no quesito qualidade da prestação de serviços. Além disso, é importante deixar claro já na primeira reunião o tipo de serviço que se está a procura e analisar se a administradora irá atender a todas as demandas necessárias.

O que deve conter no contrato?

Geralmente, no contrato estão especificados todos os serviços contratados pelo condomínio. O documento deve ser minucioso no sentido de explicar perfeitamente os seguintes itens:

• Valor da taxa mensal;
• Gestão de funcionários;
• Assessoria Jurídica;
• Previsão orçamentária;
• Pagamentos de contas;
• Seguros;
• Cláusula de Rescisão, entre outros.